Los errores en la contabilidad de suministros figuran entre las causas más frecuentes de ajustes en inspecciones fiscales y de desorden en los registros contables de pequeñas y medianas empresas. Clasificar incorrectamente una factura de electricidad, confundir cuentas para servicios similares o desconocer a qué grupo van suministros contabilidad puede generar inconsistencias que se arrastran durante todo el ejercicio. La correcta imputación de estos gastos recurrentes no solo garantiza el cumplimiento normativo, sino que permite un control real de los costes operativos y facilita la toma de decisiones informadas. Esta guía te explica paso a paso cómo registrar suministros según el Plan General Contable vigente.
¿Qué son los suministros en contabilidad?
Antes de abordar los registros contables, conviene definir con precisión qué conceptos califican como suministros según la normativa contable española.
Los suministros en contabilidad de suministros son gastos derivados del consumo de bienes o servicios no almacenables necesarios para el funcionamiento ordinario de una empresa. Se caracterizan por ser consumos periódicos, recurrentes y esenciales para mantener la operativa del negocio.
Características principales de los suministros
- No almacenables: La cualidad definitoria es que no pueden guardarse en depósitos o almacenes para su consumo posterior. Se consumen en el momento de su entrega o suministro.
- Facturación mediante contadores: Generalmente, su consumo y facturación se efectúa a partir de datos proporcionados por contadores (electricidad, agua, gas canalizado).
- Periodicidad: Son gastos que se repiten regularmente, normalmente con facturación mensual o bimestral.
- Esenciales para la actividad: Sin ellos, la empresa no podría desarrollar su actividad habitual de forma normal.
Tipos de suministros más comunes
Los suministros habituales que las empresas registran en su contabilidad incluyen:
- Electricidad: Para iluminación, climatización, maquinaria, equipos informáticos y cualquier dispositivo que requiera corriente eléctrica
- Agua: Consumo en baños, cocinas, limpieza, procesos industriales que requieran este recurso
- Gas canalizado: Empleado para calefacción, agua caliente o procesos productivos específicos
- Calefacción urbana: Suministro de calor centralizado a través de redes de distribución
- Aire comprimido: Utilizado en procesos industriales mediante redes de suministro
- Vapor: Suministrado por red para procesos productivos o climatización
A qué grupo van suministros contabilidad: ubicación en el PGC
Una de las dudas más frecuentes en contabilidad de suministros es entender correctamente a qué grupo van suministros contabilidad según el Plan General Contable español.
Los suministros se registran en la cuenta 628 – Suministros, que pertenece al:
- Grupo 6: Compras y Gastos
- Subgrupo 62: Servicios Exteriores
Esta ubicación refleja su naturaleza como gastos por servicios externos necesarios para la actividad, diferenciándolos de las compras de mercaderías (Grupo 6, Subgrupo 60) o de los gastos de personal (Grupo 6, Subgrupo 64).
Definición oficial según el PGC
El Plan General Contable define la cuenta 628 como aquella que recoge «la electricidad y cualquier otro abastecimiento que no tuviere la cualidad de almacenable».
Esta definición es precisa y restrictiva: solo entran en esta cuenta aquellos consumos que no puedan almacenarse físicamente. Cualquier bien que pueda guardarse en depósitos, garrafas o almacenes debe contabilizarse en otras cuentas.
Diferencias con otras cuentas similares
La correcta contabilidad de suministros requiere distinguir claramente la cuenta 628 de otras cuentas que también registran consumos o servicios externos.
| Cuenta | Concepto | Cuándo usarla | Ejemplo |
| 628 – Suministros | Consumos no almacenables | Luz, agua, gas canalizado | Factura mensual electricidad |
| 602 – Compras otros aprovisionamientos | Bienes almacenables | Combustible en depósito, garrafas gas | Gasoil para caldera |
| 629 – Otros servicios | Servicios sin cuenta específica | Telefonía, internet, hosting | Factura telefónica |
| 621 – Arrendamientos | Alquileres y cánones | Renting, leasing | Cánones red calor |
Cuenta 628 vs Cuenta 602
La diferencia fundamental reside en la capacidad de almacenamiento:
- Cuenta 628: Electricidad que llega por red, agua corriente, gas canalizado. Se consumen directamente sin posibilidad de almacenaje.
- Cuenta 602: Combustible comprado en garrafas o depósitos, materiales que se guardan para consumo posterior. Primero se almacenan, luego se consumen.
Un ejemplo clarificador: el gas. Si llega por tubería y se factura mediante contador, se registra en la 628. Si se compran bombonas que se almacenan y van consumiéndose, va a la 602.
Cuenta 628 vs Cuenta 629
Aunque ambas registran servicios externos, tienen aplicaciones diferentes:
- Cuenta 628: Suministros básicos no almacenables medidos por contador (luz, agua, gas).
- Cuenta 629: Otros servicios que no tienen cuenta específica en el PGC. Aquí se registran telefonía, internet, servicios digitales, hosting, SaaS y cualquier comunicación digital, aunque lleguen «por cable».
Error frecuente: registrar internet o telefonía en la 628 por considerar que son «suministros». La doctrina contable es clara: van a la 629 Otros servicios.
Cómo contabilizar suministros: asientos paso a paso
El proceso de contabilidad de suministros sigue el principio de devengo: el gasto se reconoce cuando se consume el suministro, independientemente de cuándo llegue la factura o se efectúe el pago.
Paso 1: Recepción de la factura (reconocimiento del gasto)
Cuando recibes una factura de suministro pero aún no la has pagado, el asiento contable es:
DEBE (628) Suministros ……………………… [Base imponible]
DEBE (472) HP, IVA soportado …………………. [IVA]
a HABER (410) Acreedores por prestación de servicios … [Total factura]
Con este registro:
- Reconoces el gasto del periodo en la cuenta 628
- Registras el IVA soportado deducible en la 472
- Generas la obligación de pago pendiente en la 410
Paso 2: Pago de la factura
Cuando abonas la factura, cancelas la deuda registrada:
DEBE (410) Acreedores por prestación de servicios … [Total factura]
a HABER (572) Bancos …………………………… [Total factura]
Este asiento elimina la deuda de la cuenta 410 y refleja la salida de dinero del banco.
Ejemplo práctico completo
Una empresa recibe el 15 de enero una factura de electricidad de 300 € (base imponible 247,93 € + IVA 21% = 52,07 €). El pago se realiza el 25 de enero.
Asiento 15/01 (recepción factura):
DEBE (628) Suministros ……………………… 247,93 €
DEBE (472) HP, IVA soportado …………………. 52,07 €
a HABER (410) Acreedores prestación servicios …… 300,00 €
Asiento 25/01 (pago):
DEBE (410) Acreedores prestación servicios …….. 300,00 €
a HABER (572) Bancos ……………………………. 300,00 €
Tratamiento del IVA en suministros
Los suministros están sujetos a diferentes tipos impositivos según su naturaleza, aspecto relevante para la correcta contabilidad de suministros.
Tipos de IVA aplicables
- Electricidad: Tipo general del 21% desde 2025. Anteriormente existieron bonificaciones temporales que ya no están vigentes.
- Agua: Generalmente tipo reducido del 10%, aunque puede variar según municipio y uso.
- Gas y calefacción urbana: Tipo general del 21%, salvo bonificaciones específicas temporales.
El IVA soportado en suministros relacionados con la actividad económica es deducible, registrándose en la cuenta 472 Hacienda Pública, IVA soportado.
Situaciones especiales
- Suministros mixtos (actividad + particular): Si el suministro se utiliza parcialmente para fines particulares del empresario o socio, solo es deducible la parte proporcional afecta a la actividad. Debe establecerse un criterio de reparto razonable y documentado.
- Actividades exentas de IVA: Las empresas que realizan actividades exentas (ciertas actividades financieras, educativas, sanitarias) no pueden deducir el IVA soportado en suministros, debiendo integrarlo en el coste del gasto.
Periodificación de suministros
Un aspecto técnico importante en la contabilidad de suministros es el ajuste de los gastos cuando el periodo de facturación no coincide con el ejercicio contable.
El problema de la periodificación
Las facturas de suministros suelen llegar con cierto desfase temporal. Por ejemplo, la factura de electricidad de diciembre puede recibirse en enero del año siguiente. Según el principio de devengo, el gasto debe imputarse al ejercicio en que se produjo el consumo, no cuando llega la factura.
Cuenta 480 – Gastos anticipados
Cuando al cierre del ejercicio existe un gasto registrado que corresponde al ejercicio siguiente, se utiliza la cuenta 480:
Ejemplo: En diciembre se paga por adelantado el recibo de luz de enero:
DEBE (480) Gastos anticipados ………………… XXX €
a HABER (628) Suministros ………………………. XXX €
Al inicio del ejercicio siguiente se revierte:
DEBE (628) Suministros ……………………… XXX €
a HABER (480) Gastos anticipados …………………. XXX €
Cuenta 485 – Gastos devengados pendientes de factura
Situación inversa: al cierre del ejercicio se ha consumido un suministro pero aún no ha llegado la factura. Se estima el gasto:
DEBE (628) Suministros ……………………… XXX € (estimado)
DEBE (472) HP, IVA soportado …………………. XXX € (estimado)
a HABER (485) Ingresos anticipados ……………….. XXX €
Cuando llega la factura real en el ejercicio siguiente, se ajusta contra la 485 y se registra la diferencia si existe.
Deducibilidad fiscal de los suministros
Para que los suministros sean fiscalmente deducibles en el Impuesto sobre Sociedades o en el IRPF del autónomo, deben cumplirse ciertos requisitos.
Requisitos para la deducibilidad
- Vinculación con la actividad: El suministro debe estar directamente relacionado con la actividad económica. Un autónomo que trabaja desde casa puede deducir proporcionalmente los suministros según el porcentaje del inmueble destinado a la actividad.
- Justificación documental: Factura completa con todos los requisitos legales. Recibos simplificados o facturas incompletas pueden ser rechazadas en inspecciones.
- Inscripción contable: El gasto debe estar correctamente registrado en la contabilidad de suministros según el PGC.
- Imputación temporal correcta: Debe imputarse al ejercicio en que se devenga el gasto, no necesariamente cuando se paga.
Criterio de afectación en autónomos
Los autónomos que trabajan desde su vivienda habitual pueden deducir suministros proporcionalmente:
- 30% de los suministros si utilizan una parte de la vivienda exclusivamente para la actividad y cumplen requisitos específicos
- El porcentaje debe estar documentado y ser razonable respecto al uso real
Este criterio requiere mantener facturas separadas o aplicar porcentajes justificados si la factura es única para todo el inmueble.
Errores comunes en la contabilidad de suministros
Identificar los errores frecuentes te permitirá evitarlos y mantener una contabilidad de suministros limpia y conforme a normativa.
- Error 1: Confundir cuenta 628 con 629: Registrar telefonía o internet en Suministros cuando corresponden a Otros servicios. La doctrina es clara: comunicaciones digitales van a la 629.
- Error 2: No diferenciar almacenable de no almacenable: Registrar en 628 combustibles que se almacenan en depósitos o garrafas, cuando deben ir a la 602.
- Error 3: Ignorar la periodificación: No ajustar gastos al cierre del ejercicio cuando los periodos de facturación y consumo no coinciden.
- Error 4: Mezclar gastos personales sin criterio: Deducir el 100% de suministros cuando parte del uso es particular, sin aplicar criterios de reparto documentados.
- Error 5: Utilizar la 628 como cajón de sastre: Registrar en Suministros cualquier gasto que no se sabe dónde ubicar. Cada gasto tiene su cuenta específica en el PGC.
- Error 6: No conservar justificantes: Registrar suministros sin factura completa, utilizando recibos o resguardos que no cumplen requisitos fiscales.
Preguntas frecuentes
¿Puedo deducir los suministros de mi vivienda si trabajo desde casa?
Si eres autónomo y trabajas desde tu vivienda habitual, puedes deducir proporcionalmente los suministros según el porcentaje del inmueble destinado exclusivamente a la actividad. Generalmente se aplica un 30% si una parte está claramente diferenciada para uso profesional. Debes mantener facturas completas y el criterio de reparto debe ser razonable y documentado.
¿La telefonía móvil va en la cuenta 628 de suministros?
No, la telefonía (fija o móvil) e internet se registran en la cuenta 629 Otros servicios, no en la 628 Suministros. Aunque sean servicios recurrentes y necesarios, la normativa contable los excluye expresamente de la cuenta de suministros. Este es un error muy común que debes evitar.
¿Qué hago si la factura de luz de diciembre llega en enero?
Debes aplicar periodificación. Al cierre de diciembre, estimas el gasto y lo registras con cargo a la cuenta 628 y abono a la 485 Gastos devengados. Cuando llega la factura real en enero, ajustas contra la 485 y registras la diferencia si existe. Así el gasto queda correctamente imputado al ejercicio de consumo.
¿Cómo diferencio si un combustible va en 628 o en 602?
La clave es el almacenamiento. Si el combustible llega por red y se consume directamente (gas natural canalizado), va en la 628. Si se compra en garrafas, bidones o se almacena en depósitos para consumo posterior (gasoil, bombonas de butano), va en la 602 Compras de otros aprovisionamientos.
¿Los suministros llevan siempre IVA al 21%?
No necesariamente. La electricidad sí lleva el 21% general. El agua suele llevar el 10% reducido. El gas y la calefacción urbana llevan el 21%, aunque pueden existir bonificaciones temporales específicas. Debes comprobar cada factura para registrar correctamente el IVA soportado en la cuenta 472.
¿Debo llevar un control separado de cada tipo de suministro?
Aunque la cuenta 628 agrupa todos los suministros, es muy recomendable llevar un control analítico separado por tipo (luz, agua, gas). Esto facilita el análisis de costes, la detección de desviaciones y la toma de decisiones. Muchos programas contables permiten crear subcuentas (628.1 Electricidad, 628.2 Agua, etc.) para este control detallado.
Conclusión
La correcta contabilidad de suministros trasciende el mero cumplimiento formal para convertirse en una herramienta de gestión que aporta visibilidad real sobre los costes operativos recurrentes. Saber exactamente a qué grupo van suministros contabilidad y aplicar correctamente la cuenta 628 evita errores que se arrastran durante todo el ejercicio y simplifica auditorías e inspecciones fiscales.
Distinguir con precisión entre suministros no almacenables (cuenta 628), aprovisionamientos almacenables (cuenta 602) y otros servicios (cuenta 629) demuestra profesionalidad contable y genera registros limpios que facilitan el análisis posterior. La periodificación adecuada, el tratamiento correcto del IVA y la aplicación de criterios de deducibilidad documentados completan una gestión contable rigurosa.
En Agsa-Partida Logistics, aunque nuestra especialidad principal sea la gestión aduanera y el comercio internacional, comprendemos que una empresa solo funciona eficientemente cuando todos sus procesos administrativos, incluyendo la contabilidad, están correctamente estructurados. Una correcta contabilidad de suministros libera tiempo y recursos que pueden dedicarse a la actividad productiva y al crecimiento del negocio.
Por ello, recomendamos a nuestros clientes mantener registros contables ordenados, utilizar software que facilite la clasificación automática de gastos y trabajar con asesores fiscales que garanticen el cumplimiento normativo. La excelencia en la gestión logística que ofrecemos debe complementarse con excelencia administrativa interna que permita a cada empresa operar con la tranquilidad de tener sus cuentas en orden. Porque el éxito en el comercio internacional requiere tanto de una logística impecable como de una gestión administrativa rigurosa que soporte operaciones cada vez más complejas.
